Wie sich der Verlust von unternehmensinterner Expertise durch Technologie verhindern lässt

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Umfassendes Fachwissen ist die Grundlage jedes erfolgreichen Unternehmens. Die Kenntnisse der Beschäftigten sichern die langfristige Existenz von Firmen und stärken deren Wettbewerbsfähigkeit.

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Der Schutz des inkorporierten Wissens ist jedoch nicht leicht. Bei jedem Ausscheiden von Mitarbeiter oder jeder Umstrukturierung können wichtige Informationen und Kenntnisse verloren gehen. Neue Technologien unterstützen dich dabei, wichtige Expertise und Fähigkeiten zu bewahren. Mit den richtigen Tools kannst du entscheidendes Fachwissen schützen, Kosten senken und die Einarbeitungs- und Schulungszeiten erheblich verkürzen. Individuell anpassbare mobile Apps, künstliche Intelligenz (KI) und intelligente Wearables können Geschäftswissen in großem Umfang erfassen, speichern und weitergeben. Und das schneller, wirkungsvoller, effizienter und kostengünstiger als fast jede andere verfügbare Option.

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Folgen des Verlusts des betrieblichen Gedächtnisses

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Der Verlust von betrieblichem Wissen kann zu erheblichen Problemen führen. Nehmen wir ein Beispiel:

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John ist seit 20 Jahren Mitarbeiter in einem Verarbeitungsbetrieb. Er beherrscht alle Maschinen in der Produktion, kennt die Sicherheitsvorschriften und weiß, welche Aufgaben jeder einzelne Mitarbeiter im Unternehmen hat. Die Geschäftsleitung bittet ihn oft um Rat, wie Abläufe verbessert oder Probleme am besten gelöst werden können. Wenn neue Kollegen eingestellt werden, ist John derjenige, der sie einarbeitet. Doch dann verabschiedet sich John in den verdienten Ruhestand. Obwohl seine Vorgesetzten davon schon lange wussten, wurden keine Maßnahmen ergriffen, um Johns Expertise zu sichern. Als er das Unternehmen verlässt, nimmt er folglich sein langjähriges Fachwissen mit.

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Bald darauf stockt die Produktion, weil niemand mehr weiß, wie man eine alte Maschine richtig bedient. Innovationen kommen zum Erliegen, weil es keine erfahrenen Experten gibt, die Entscheidungsträger beraten können. Neue Mitarbeiter müssen mit unzureichender Schulung auskommen, oder es müssen externe Ausbilder eingesetzt werden. Hinzukommt, ohne erfahrene Mitarbeitende vor Ort steigt das Risiko von Arbeitsunfällen und Verletzungen.

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Die Folgen sind drastisch: Die Produktivität leidet, das Sicherheitsniveau sinkt und die Zufriedenheit in der Belegschaft nimmt ab. Das Einzige, was ansteigt, sind die damit einhergehenden Kosten. Und das alles nur, weil ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und sein Fachwissen mitgenommen hat. Vielleicht wurde dieses Know-how sogar erfasst, aber nur in einer Sprache, sodass es für fremdsprachige Teammitglieder nicht verständlich ist.

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Die Bedeutung von organisatorischem Wissen

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Ob es sich um die Fähigkeiten eines erfahrenen Maschinenbedieners oder um deine Standardarbeitsanweisungen (SOPs) handelt, Wissen ist ein wertvolles Gut. Eines, das praktisch jeden Aspekt deiner betrieblichen Abläufe beeinflusst.

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Es gibt drei Arten von gemeinsamem geschäftlichem Wissen:

• Dokumentiertes Wissen: Handbücher, Richtlinien, Berichte, Daten
• Undokumentiertes Wissen: Individuelle Fähigkeiten und Fachkenntnisse
• Eingebettetes Wissen: SOPs, Routinen, Normen

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Das Know-how deiner Mitarbeiter sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Zudem basieren sichere und effiziente Verfahren und Richtlinien auf der Erfahrung langjähriger Beschäftigter. Dieses Fachwissen hilft außerdem bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Weiterbildung der bestehenden Belegschaft. Dieser umfangreiche Pool an geteilter Expertise hilft Führungskräften dabei, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Mit praktischen Ratschlägen können Manager die Wiederholung vergangener Fehler vermeiden und Prozesse anpassen, damit sie den tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort entsprechen.

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Die Möglichkeit, von erfahrenen Kollegen Anleitung, Unterstützung und Schulungen zu erhalten, erhöht darüber hinaus die Arbeitszufriedenheit und steigert die Produktivität. Daher ist es sinnvoll, Maßnahmen zu ergreifen, um das Wissen deiner Belegschaft zu erfassen und zu bewahren. Dies ist jedoch leichter gesagt als getan. Tatsächlich besteht leider ständig die Gefahr, dass das kollektive Wissen deiner Mitarbeiter dem Unternehmen verloren geht.

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Was führt zum Verlust des unternehmerischen Gedächtnisses?

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Veränderungen sind im Geschäftsleben an der Tagesordnung. Sie beeinträchtigen das unternehmerische Wissen jedoch mitunter erheblich.

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Die Folgen der Änderungen für dein Unternehmen:

• Jedes Mal, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, nehmen sie wertvolle Erfahrungen und Kenntnisse mit.
• Anleitungen veralten, sodass den verbleibenden Mitarbeiter falsche Ressourcen zur Verfügung stehen.
• Aktualisierungen von Verfahren und Richtlinien werden nicht immer wirksam weitergegeben, sodass die Beschäftigten nicht auf dem Laufenden sind.
• Fusionen oder Umstrukturierungen können Abteilungen und Teams trennen und so den internen Informationsfluss empfindlich stören.

Jede Veränderung kann also das im Unternehmen vorhandene Wissen gefährden. Eine Vermeidungstaktik schützt jedoch nicht vor dem Verlust wichtiger Informationen.

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Ganz im Gegenteil, denn z. B. können alte Programme die zuverlässige Speicherung und den Zugriff auf Informationen erschweren. Auch veralten Betriebsabläufe relativ schnell, wenn sie nicht von Zeit zu Zeit den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation gehen zudem Prozesse, die in der Vergangenheit gut funktionierten, mit der Zeit verloren.

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Unabhängig davon, ob dein Unternehmen sich schnell oder langsam entwickelt, ist es keine leichte Aufgabe, die Erfahrung und das Fachwissen deiner Mitarbeiter zu bewahren.

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Aber muss das wirklich so sein? Was wäre, wenn eine Technologie das Problem des Gedächtnisverlusts in Unternehmen effektiv lösen könnte?

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Technologie gegen den Verlust von internem Know-how

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Der technologische Fortschritt verändert den Arbeitsplatz. Es ist zwar gut, neuen Entwicklungen gegenüber vorsichtig zu sein, aber die Nutzung von Tools, die tatsächlich funktionieren, kann deine Betriebsabläufe signifikant verbessern. Traditionelle Methoden zur Speicherung von Fähigkeiten und Wissen halten mit der heutigen digitalisierten Welt nicht Schritt. Allzu leicht können Handbücher und Dokumentationen verloren gehen, zerstört werden oder veralten.

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Moderne Systeme zum Wissensmanagement sind zwar Teil der Lösung, können aber ebenfalls schnell überholt sein. Und beide Methoden sind nicht in der Lage, die wertvollen Erfahrungen und Fachkenntnisse der Mitarbeitenden zu erfassen, die ein Unternehmen wirklich am Laufen halten. Demgegenüber bieten Spitzentechnologien wie KI-gestützte Apps und intelligente Wearables echte Lösungen für das Problem des Gedächtnisverlusts in Unternehmen. Diese Tools stehen dir bereits heute zur Verfügung. Kehren wir zum obigen Beispiel mit John zurück. Dort sehen wir, wie intelligente Technologien viele der Probleme lösen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind: Mit der richtigen Lösung muss das Management nicht auf Johns hart erarbeitetes Fachwissen verzichten. Stattdessen gibt sie ihm die richtigen Werkzeuge an die Hand, um seine Erkenntnisse und Ratschläge festzuhalten:

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So kann John mit einer smarten Brille oder einem Smartphone seine detaillierten Handlungen und Anweisungen aufzeichnen, während er eine Aufgabe ausführt oder eine Maschine bedient. Die intelligenten Tools geben Beschäftigten wie John die Freiheit, sich natürlich zu verhalten und gleichzeitig Ratschläge aus ihrer Arbeitspraxis zu vermitteln. Dadurch können sie ihre Fähigkeiten und Erfahrungen anschaulich an andere weitergeben.

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Die so gewonnenen Video- und Audioaufnahmen können dann von einer KI verarbeitet werden. Diese erstellt daraus innerhalb weniger Minuten Schulungen mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Fragenkatalogen und Handbüchern. KI kann die Audioaufnahmen sogar in verschiedene Sprachen übersetzen, was das Tool noch wertvoller macht. So wird Johns gesamte Expertise erfasst und gespeichert und kann an alle Mitarbeitenden weitergegeben werden, die sie benötigen – und zwar ganz gleich, ob sie im Büro, einer Fabrikhalle oder am anderen Ende der Welt im Homeoffice arbeiten.

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So sicherst du wichtiges Fachwissen und Erfahrungen

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KI kann operatives Wissen schneller denn je in maßgeschneiderte Schulungsinhalte umwandeln.

Genau deshalb haben wir Genius gebaut.

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Mit ihrer Hilfe kannst du innerhalb kürzester Zeit Schulungsmaterialien aus Videos, Präsentationen oder Dokumenten erstellen. Diese Trainingsunterlagen lassen sich mit einer Genauigkeit von über 97 % in mehr als 35 Sprachen übersetzen.

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Sobald du über das entsprechende Material verfügst, kannst du daraus bequem rollen-, standort- und prozessspezifische SOP-Schulungen erstellen. Der Fortschritt der Schulungsteilnehmer wird dabei nachverfolgt und Aktualisierungen werden bei Bedarf unverzüglich bereitgestellt. Mitarbeiter aller Ebenen haben so Zugriff auf die wertvollsten, relevantesten und aktuellsten Informationen, die sie für ihre Tätigkeiten benötigen.

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Die Aufzeichnung der wissensbasierten Arbeitsabläufe und Prozesse erfolgt mit smarten Brillen, Mobiltelefonen oder Videokameras direkt aus der Perspektive der Bedienenden. Dabei spielt es keine Rolle, wie laut die Umgebung ist, da Hintergrundgeräusche automatisch herausgefiltert werden.

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Überdies lassen sich durch den KI-Einsatz Zeit und Ressourcen für Verwaltung, Erstellung von Inhalten und Schulungen erheblich reduzieren oder sogar ganz einsparen. Mitarbeitende können von erfahrenen Kolleg:innen lernen und werden automatisch auf Fehler oder versäumte Arbeitsschritte hingewiesen. So gelingt die Einarbeitung schneller und sicherer, während Compliance-Probleme vermieden werden.

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Vor allem aber bleibt das Fachwissen deiner Belegschaft in deinem Unternehmen erhalten.

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doinstruct macht Technologie für Mitarbeiter im operativen Einsatz auch abseits des Büros effizient nutzbar. Unsere neue KI-Lösung Genius ermöglicht es dir, wichtige Fähigkeiten und Expertise in deinem Unternehmen zu speichern.

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Kontaktiere uns, um zu erfahren, wie Genius dir dabei helfen kann, das Wissen in deinem Unternehmen zu bewahren.